WTC Avondrood ("de club") is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Hieronder lees je welke gegevens we bijhouden, waarom, hoe lang en wie ze te zien krijgt.
Welke gegevens en waarom
- Lidmaatschap: naam, e-mail, gsm, adres, geboortedatum, geslacht en taal. Nodig om je lidmaatschap te beheren en je te verzekeren (uitvoering van de overeenkomst).
- Kandidaat-leden: naam, e-mail, postcode, interesses en referenties. Geen geboortedatum. Alleen om je kandidatuur te behandelen.
- Reisdocumenten voor reizen en kampen: rijksregisternummer, identiteitskaartnummer, vervaldatum en een scan. Alleen als een reis dat vraagt (hotel, vlucht, verzekering). Versleuteld bewaard, alleen zichtbaar voor de beheerders van de club, en elke inzage wordt gelogd.
- Medische gegevens en noodcontact: alleen wat je zelf invult, versleuteld bewaard. Tijdens een reis ziet de reisleider je noodcontact, van 7 dagen voor tot 7 dagen na de reis.
- Betalingen: bedragen, betaalmethode, gestructureerde mededeling en je IBAN voor terugbetalingen (versleuteld). Nodig voor de boekhouding (wettelijke plicht, 7 jaar).
- Wallet: je tegoed bij de club en alle bewegingen. Worden nooit gewist, correcties zijn nieuwe lijnen.
- Berichten en chat: berichten in je groepen en kanalen, om met je groep te communiceren.
- Pushberichten: een apparaat-token van je telefoon, om je meldingen te sturen die je zelf aanzet.
- Strava (als je het koppelt): je Strava-id, om in te loggen. We lezen geen ritten zonder je toestemming.
- Foto's en line-ups: je naam en foto verschijnen alleen op de publieke site als je daar toestemming voor gaf. Je kan dat altijd uitzetten in de app.
- Nieuwsbrief: alleen met je toestemming.
- Contactformulier: naam, e-mail en je bericht, om je vraag te beantwoorden.
Wie ziet je gegevens
- Bestuursleden zien wat ze nodig hebben voor hun taak. Redacteurs zien nooit bedragen of gevoelige gegevens.
- Verwerkers die in onze opdracht werken: Teamdigital BV, dat CyclHub beheert, het platform waarop deze website en de app draaien; Hetzner (hosting in de EU), Mollie (online betalingen), onze e-maildienst (verzenden van mails), Firebase Cloud Messaging en Apple (pushberichten), Sentry (foutmeldingen, zonder gevoelige velden), onze back-upopslag in de EU.
- Voor een reis: hotel, luchtvaartmaatschappij en verzekeraar krijgen alleen de gegevens die voor die reis nodig zijn.
- We verkopen nooit gegevens.
Hoe lang
- Lidgegevens: zolang je lid bent en 2 jaar daarna.
- Reisdocumenten: tot hun vervaldatum, of eerder als je ze verwijdert.
- Betalingen en facturen: 7 jaar (boekhoudwet).
- Kandidaturen die niet leiden tot lidmaatschap: 1 jaar.
- Contactberichten: 1 jaar.
Je rechten
Je kan je gegevens inzien, verbeteren, downloaden of laten wissen, en je toestemmingen altijd intrekken, in de app onder "Ik" of via het contactformulier. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Beveiliging
Gevoelige velden en scans worden versleuteld opgeslagen. Scans open je alleen via links die 5 minuten geldig zijn. Bestuursleden gebruiken tweestapsverificatie. Elke inzage van gevoelige gegevens en elke export wordt gelogd.